Карта Mind Map для управления проектами

Карта управления проектом

Чтобы чем-то управлять — например, проектом — надо в первую очередь понимать, какие процессы придется обуздать и подчинить. Чтобы ничего не забыть, лучше составить умную карту проекта или mind map.

Mind map помогает упорядочить и сохранить информацию, увидеть взаимосвязь процессов. Например, умные карты в управлении проектом удобно использовать, чтобы ввести новичка в курс дела.

Мое наблюдение по поводу умных карт. Если речь идет о процессах и организации (не о хранении информации), не следует перегибать палку и загонять в Mind map все подряд. Чрезмерная подробность только усложнит работу с умной картой и все ее преимущества сотрутся.

Исключение — хранение информации, когда вы (или кто-то другой) ищете конкретный элемент, а дерево взаимосвязей просто помогает быстрее найти нужный элемент. Когда не надо пытаться усвоить всю иерархию разом.

Например, вот хороший пример хранения информации — дерево кейсов Таргет Хантер.

В остальных случаях с картами лучше соблюдать осторожность и не делать их чересчур объемными только лишь ради самого ощущения важности проделанной работы.

В чем и как строить Mind map

Как удобнее.

  • Специальные сервисы типа Xmind
  • Мокап-биледры
  • Гугл-документы
  • Гугл-таблиц или документы Эксель

Главная задача — визуализировать то, что сложно представить и удержать в голове. Плюсы сервисов — частичная автоматизация. Плюсы билдеров — больше возможностей для визуализации и компоновки блоков. Для гуглдоков не нужен никакой дополнительный софт.

Управление процессами проекта

Я уже писал, зачем завел этот блог, так что строить карту я буду на примере своего агентства, для которого еще не сформированы и не сформулированы основные процессы.

Примерную структуру я строил в программе Balsamiq, но теперь, когда мы несколько месяцев проработали и знаем, что и как происходит, надо подробно прописать все процессы, чтобы их описать и регламентировать.

Давайте сделаем это и заодно разберемся, как работает и как можно использовать для управления проектами возможности программы Xmind.

Скачать можно здесь

Как построить умную карту в Xmind

File → New → Выбираем внешний вид карты. Его можно будет настроить дальше, но удобнее сразу выбрать хотя бы общее оформление.

Первая страница — чистый лист, на котором вам надо прописать главную мысль: что описывает умная карта управления проектом.

Если у вас ступор, можно выбрать готовый шаблон.
Вдохновляться никто не мешает, но предостерегаю — не гонитесь за красивостями. Ваш собственный кривенький, но продуманный с нуля проект будет намного лучше, чем на показ сделанные шаблонные карты.

Наша цель — визуализировать процессы внутри агентства. Проектируем, начиная с верхнего уровня. Все процессы нашей компании глобально можно разделить на работу с клиентами, работу с исполнителями и сотрудниками и работу по продвижению собственного агентства.

Суть Xmind — дерево элементов. Чтобы создать новую связь, надо выделить родительский элемент и кликнуть на кнопку «Topic». Чтобы отформатировать — изменить размер шрифта, фон, границу элемента — нажать кнопку «Format».

Подробнее о панели инструментов Xmind.

Mind map и Outliner — это переключатель внешнего вида вашей карты. Кроме древовидного изображения она может выглядеть как текстовый документ.

Topic и Subtopic — создание новых элентов. Topic — создать такой же по уровню элемент. Subtopic — создать элемент на один уровень глубже.

Relationship — взаимоотношение между независимыми элементами. Стрелка, которой можно соединить элементы из разных веток. Summary объединяет несколько элементов каким-нибудь общим свойством или описанием.

Boundary — граница, которой можно объединить несколько элементов. Notes — полезная функция, которая позволяет делать развернутые подписи для всех элементов древа. Так намного более удобно хранить информацию, а сама карта управления проектом выглядит аккуратной.

В Zen-формате вы будете видеть только вашу карту, чтобы сосредоточиться на работе. Включив кнопку с иконками, можно будет добавлять к элементам карты метки в виде смайликов, звездочек и других пиктограмм.

Еще важная вещь. Чтобы карта приобретала правильный вид, не забывайте выбирать для родительских элементов соответствующую структуру.

Если процессы линейные, или вам сложно сразу визуализировать структуру управления проектом, начните с черновика в гуглдоке. Мне, например, иногда проще набросать сначала составляющие, а потом уже определять взаимосвязи и смотреть, где остаются белые пятна.

Процессы ≠ план проекта.

План проекта — это намного более подробный документ, в котором описаны не только участники и процессы, а и цели, ресурсы, дедлайны, риски, бюджет и компетенции всех участников.